Reunirse no es lo mismo que colaborar

Steelcase

Si preguntamos en qué lugar surgen las mejores ideas, es seguro que pocos nos contestarán que en una sala de reuniones de su oficina. Curiosamente, las organizaciones tienen una necesidad imperiosa de buenas ideas en su esfuerzo por prosperar y crecer y, sin embargo, los espacios que suelen proporcionar a sus equipos para que trabajen juntos y resuelvan problemas tienen mayores probabilidades de hacer que se dispersen y desconecten que de crear algo novedoso y transformador.

El “Estudio sobre Colaboración Activa” realizado por la compañía de diseño de espacios de trabajo Steelcase a 3.000 trabajadores de todo el mundo, pone de relieve la brecha que existe entre cómo trabajan las personas y cuáles son sus necesidades reales: Los trabajadores dedican la mitad de su jornada laboral a reunirse con otros compañeros, pero la mayoría tiene dificultades para colaborar de forma eficaz debido a los inconvenientes que encuentran en su entorno de trabajo. 

Las compañías consideran que el trabajo colaborativo es fundamental para innovar y prosperar, un pensamiento compartido por el 90% de los trabajadores que afirman que trabajar con otras personas es fundamental para generar nuevas y mejores ideas. De hecho, los equipos hiper-colaborativos de hoy en día han adoptado metodologías Agile y de Design Thinking que les ayudan a moverse con más rapidez y a estar más conectados con los clientes. Sin embargo, una amplia mayoría de los encuestados señala que sus entornos laborales no favorecen la colaboración. Entre los principales obstáculos que perciben señalan la falta de acceso a tecnologías apropiadas para trabajar en grupo, imposibilidad para reconfigurar el espacio con rapidez para adaptarlo a tareas individuales y en grupo y carencia de entornos que favorecen la participación y la creatividad. 

Las barreras de la colaboración

En contadas ocasiones las mejores ideas surgen alrededor de una mesa de reuniones, donde los trabajadores están sometidos a una presión directa para generar un pensamiento creativo. Por eso, es adecuado que los trabajadores tengan la posibilidad de contar con diferentes zonas que faciliten la colaboración de forma espontánea y puedan configurar el espacio en función de sus necesidades. No obstante, el 70% de los trabajadores sigue colaborando en salas de reuniones a la antigua usanza, cerradas, presididas por una mesa que impide el movimiento y carentes de tecnología para visualizar el trabajo. Fuera de ellas, el 62% de las personas no puede reconfigurar el espacio para adaptarlo a sus necesidades y un 70% querría usar un dispositivo interactivo de colaboración pero tan solo un 42% tiene acceso a uno. Otro de los grandes inconvenientes es que en la mayor parte de las ocasiones la colaboración no surge de forma espontánea, de hecho, 8 de cada 10 reuniones están fijadas con antelación.  

El mejor trabajo colaborativo es el trabajo activo, es decir, aquel que permite el movimiento físico. Así lo avalan diferentes investigaciones neurocientíficas que establecen una fuerte conexión entre el movimiento y la mejora de habilidades como la creatividad, el aprendizaje, la asimilación de información o la resolución de problemas. Sin embargo, el informe realizado por Steelcase desvela que siete de cada diez trabajadores quiere moverse mientras trabaja en equipo, pero tan solo el 53% puede hacerlo porque la mayoría de las salas de reuniones no disponen de espacio suficiente. 

Las barreras identificadas pueden resumirse en:

  • Nuevo trabajo. Oficina antigua: Las personas se encuentran con un espacio de trabajo diseñado para la forma lineal de colaboración que no permite un flujo rápido e interactivo
  • No encuentro mi espacio: Los equipos necesitan trabajar muy cerca de la información, pero a menudo no disponen de un espacio de referencia. Las oficinas abiertas no ayudan
  • Falta de control: No encuentran los espacios para trabajar de manera individual o en equipo. Los espacios son fijos y no permiten movilidad de manera sencilla
  • Las ideas no fluyen: La mayoría de los espacios están pensado para compartir información, donde uno habla y el resto escucha. Las personas se desaniman y no participan de manera activa física y emocionalmente para resolver los problemas
  • Las herramientas no funcionan: Los equipos no cuentan con la tecnología apropiada para trabajar en grupo. Cuando sí cuentan con la tecnología colaborativa a gran escala, el espacios suele convertirse en la barrera

Entornos que estimulan la colaboración 

El trabajo colaborativo requiere que los equipos trabajen de una forma flexible según las necesidades de los proyectos y precisa de entornos para que la colaboración sea fluida. 

Para que un espacio de trabajo fomente activamente la colaboración debe estar dotado de zonas en las que las personas puedan “rodearse” de su proyecto, visualizarlo y mostrar sus reflexiones e ideas de forma que se vaya viendo la evolución; espacios que permitan pasar con rapidez del trabajo en equipo al individual; áreas que permitan ser reconfiguradas según las necesidades del momento y tecnologías apropiadas que permitan no sólo el uso de herramientas colaborativas sino también la combinación de herramientas digitales y analógicas. 

Trabajo colaborativo en cualquier parte

Para solucionar los problemas de colaboración que existen en el seno de las empresas, las compañías Microsoft y Steelcase han lanzado tres soluciones para ofrecer a los equipos un nivel de control sin precedentes sobre la forma en la que colaboran: Microsoft Hub 2S, Flex y Roam. 

“Hace dos años, Microsoft y Steelcase se aliaron para explorar el futuro del trabajo. Nuestra colaboración está basada en el compromiso compartido de situar a las personas en el centro de la intersección entre espacio y tecnología, y de hacer que los individuos y equipos puedan trabajar de la mejor manera posible”, afirma Alejandro Pociña, presidente de Steelcase. 

Microsoft Surface Hub 2S y Steelcase Roam respaldan la colaboración activa animando a los equipos a moverse, ponerse de pie, gesticular e implicarse más en el trabajo colaborativo desde un puesto de vista físico, mental y emocional. 

Surface Hub 2S es una pizarra digital interactiva que aporta a los equipos la flexibilidad necesaria para reunirse dondequiera que trabajen mejor. Una de las herramientas más comunes de las salas de reuniones, la pantalla compartida, se transforma en un dispositivo portátil. Al combinarse con Steelcase Roam su conjunto proporciona una experiencia de colaboración móvil que libera a los equipos de la sala de reuniones y permite que las ideas fluyan en cualquier parte, sin necesidad de tener un enchufe cerca. Roam es un sistema de fijación a la pared diseñado para dar soporte a Surface Hub 2S. Ambas soluciones permiten fomentar el trabajo creativo, tanto si está físicamente juntas como si trabajan de forma remota.

Por su parte, Steelcase Flex es una colección integrada por soluciones versátiles de mesas, pizarras, carritos, separadores y accesorios móviles que permiten reconfigurar el espacio en pocos minutos para realizar tareas tanto en equipo como individuales, adaptando cada uno de los elementos a los distintos niveles de privacidad.

Estas soluciones cumplen con la demanda creciente de innovar en un entorno cada vez más cambiante y competitivo, ayudando a las personas a acceder a los espacios adecuados y a las herramientas necesarias para crear nuevas ideas. 

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