El ecosistema europeo prevé actualmente multitud de Programas y Fondos Europeos para todas las áreas temáticas y ámbitos en los que la Unión Europea desarrolla políticas y medidas. A la luz de esta pluralidad de fondos, los gestores de proyectos deben garantizar que los proyectos concedidos se gestionen de manera eficaz y eficiente, tanto en términos técnicos como financieros. 

Esto implica que, a lo largo de la vida del proyecto, los gestores de proyectos tienen que ocuparse de varias acciones, como garantizar el cumplimiento de las normas de la Comisión Europea y los compromisos contractuales; supervisar los objetivos del proyecto dentro del presupuesto y el calendario aprobados; garantizar una comunicación eficaz entre los socios; o mantener las actividades de información requeridas hacia la Comisión Europea, entre otras.

A continuación, compartimos algunos de los mejores consejos para gestionar con éxito una subvención europea, independientemente del ámbito al que pertenezca el proyecto:

1.    Desarrolla un plan de comunicación interno eficaz

Definir una estrategia de comunicación dentro del consorcio del proyecto es un paso crucial. Para ello es recomendable, en primer lugar, identificar a todos los actores que participarán en el proyecto (por ejemplo, coordinador del proyecto, socios, subcontratistas, proveedores, etc.).

Una vez identificados, habría que definir la forma y los canales que se desean utilizar con ellos, desde el correo electrónico hasta videoconferencias o reuniones presenciales.

Por último, se deben establecer normas y protocolos para garantizar que la comunicación sea precisa, eficaz y eficiente: para cada canal de comunicación establecido, se deben determinar los actores implicados, el calendario y las herramientas a utilizar.

2.    Redacta tu plan de gestión del proyecto

En la mayoría de los casos, el plan de gestión del proyecto suele incluirse en la propuesta de proyecto como un entregable oficial, que se presenta a la Comisión Europea después de los 6 meses iniciales del proyecto. En cualquier caso, previsto o no, el Plan de Gestión del Proyecto será el documento de referencia fundamental junto con el Acuerdo de Subvención y el Reglamento del Programa de la UE. Este Plan de Gestión proporciona al consorcio de directrices útiles sobre:

• Organización del proyecto y normas de toma de decisiones: se deben definir a los responsables y establecer una estructura de gestión capaz de hacer frente a la gestión de los socios y a la complejidad de implicar varios actores de diferentes países/ámbitos, determinando normas claras para la toma de decisiones.

• Gestión de cambios: es muy común que los proyectos necesiten ser modificados durante su ejecución. Por ello, es necesario establecer las acciones a emprender y el procedimiento específico de toma de decisiones para resolver cualquier problema operativo, financiero o administrativo que surja durante la ejecución del proyecto.

• Comunicación interna: a través de la comunicación interna diaria se realiza una gran cantidad de seguimiento del proyecto. Es importante definir los canales de comunicación y los plazos correspondientes.

• Gestión de documentos: durante la vida del proyecto de producen múltiples documentos y deben seguirse algunas normas sencillas para facilitar la gestión de esta documentación. En esta fase deben definirse también las responsabilidades de los documentos, las normas generales de formato y la maquetación y las instrucciones sobre el nivel de confidencialidad de los documentos.

• Informes periódicos y seguimiento del progreso: la Comisión Europea supervisa el progreso del proyecto mediante informes periódicos, entregables, reuniones de progreso y revisiones. Además, los informes internos pueden utilizarse para seguir el progreso del proyecto e identificar rápidamente los problemas y riesgos, con el fin de aplicar una gestión proactiva. De este modo, hay que definir el calendario de los informes oficiales, así como el calendario y la periodicidad de los informes internos.

3.    Utiliza la herramienta de gestión de proyectos adecuada

Determinar la mejor herramienta para gestionar un proyecto europeo depende, en gran medida, de las necesidades del proyecto. Es muy importante evaluar cada herramienta al inicio del proyecto para planificar y delegar el trabajo de acuerdo con los paquetes de trabajo, las tareas y subtareas y el calendario del proyecto.

4.    Supervisa el progreso del proyecto

Se debe supervisar periódicamente el progreso del proyecto para garantizar que va por buen camino y avanzar de acuerdo con el calendario del proyecto y lo prometido en la fase propuesta. Para comprobar cómo progresa, se puede solicitar periódicamente a los socios informes de progreso técnico y evaluarlos en base a los tres requisitos básicos del proyecto: alcance, coste y plazo. Además, para comprobar el estado financiero del proyecto y los costes incurridos, se puede solicitar a los socios informes financieros internos cada 3 o 6 meses.

5.    Asegúrate de cumplimentar la normativa del Programa de la UE al que pertenece el proyecto

Para garantizar que el consorcio cumple la normativa de la UE, se recomienda identificar al inicio del proyecto los documentos de referencia básicos y la normativa del Programa Europeo al que pertenezca el proyecto. 

En segundo lugar, es importante aclarar al consorcio de qué trata cada documento de referencia y explicar, en profundidad, las normas financieras que se aplican al proyecto y a los socios. Por último, siempre es recomendable asistir a las jornadas informativas y las sesiones de formación en línea organizadas por la Comisión Europea y dirigidas a los beneficiarios de los proyectos.

Estos consejos ayudarán enormemente a hacer un seguimiento del progreso de tu proyecto y garantizar que la subvención europea aprobada se utiliza de forma eficaz y eficiente. Además, también permite alcanzar una mayor colaboración entre los miembros del equipo, los socios y los demás actores implicados en el proyecto, lo cual es esencial a la hora de gestionar una subvención europea.