AEVEA nace en 2015 con el objetivo de ser la patronal de referencia dentro del sector de eventos ¿Cómo valora la trayectoria de la organización desde su creación?

El nacimiento de AEVEA en 2015 es el resultado de una reivindicación histórica del sector del marketing experiencial, ya que antes de esta fecha no existía una institución de referencia que representase de manera global a las agencias de eventos en nuestro país. Ese año, un grupo de 35 agencias concienciadas con la defensa de los intereses del sector se agruparon formando AEVEA, Agencias de Eventos Españolas Asociadas, con el objetivo de impulsar una industria competitiva, innovadora y sostenible, capaz de generar impacto dentro y fuera del sector. A partir de ese momento y durante los ocho años transcurridos, hemos ido creciendo en representatividad incorporando nuevos miembros -en la actualidad somos 63 agencias distribuidas por toda la geografía española-.

A lo largo de este tiempo, además de crecer, nos hemos adaptado al presente y asumido nuevos retos, con la firme determinación de posicionarnos como un sector clave de la economía de nuestro país y de su proyección internacional.

Nuestro mayor orgullo es abordar las inquietudes comunes desde un marco abierto y participativo, basado en la transparencia y los intereses compartidos. Estamos convencidos de que juntos, hacemos un sector más sólido y potente, capaz de maximizar las oportunidades para los profesionales, las compañías y la sociedad.

Con la pandemia ya olvidada y la completa vuelta de los eventos presenciales ¿Cuáles son los desafíos específicos que enfrentan las agencias de eventos en la actualidad y cómo planean abordarlos?

El sector experiencial es una industria en constante adaptación, ligada a los cambios de la sociedad, de las compañías, de cómo comunicamos e interactuamos con las marcas. Del mismo modo, somos testigos de una evolución en la manera en la que entendemos los eventos. Las necesidades originarias siguen siendo las mismas, pero existe una demanda creciente de proyectos ideados desde la creatividad y la estrategia.

Actualmente, nos encontramos en un momento clave para el sector. El plan estratégico de AEVEA tiene importantes objetivos, que se unen a los ya iniciados en etapas anteriores. Sobre las bases estructurales de la reivindicación de la profesionalidad del sector, la competitividad y la dinamización empresarial, integramos el pilar de la formación como un compromiso imprescindible, el contar con una bolsa de empleo propia que sea referente en el sector y el avance en la sostenibilidad como parte de un proceso continuo. Este año también nos hemos puesto como reto cerrar nuestro propio convenio colectivo, que refleje nuestra realidad y la de nuestros trabajadores, mapear y cuantificar la industria del marketing experiencial en volumen de negocio y número de empleados; así como crecer en número de asociados para obtener la máxima representatividad en el sector.

En ese sentido, AEVEA tiene como principal objetivo potenciar el papel del empresario organizador de eventos, estableciendo las bases de actuación de las relaciones contractuales con los demás sujetos que intervienen en la cadena de valor, propiciando su transparencia y elevando la imagen profesional de las empresas de eventos españolas.

Al mismo tiempo, ejerce un esfuerzo permanente para defender la libertad creativa, actuando convenientemente ante instancias legislativas y de la Administración Central, Autonómica y Municipal en cualquier iniciativa acorde a los fines de la Asociación, con la finalidad de impulsar la creatividad como motor de desarrollo.

Por último, contar con especialistas experimentados en cada uno de los ámbitos la industria se ha vuelto verdaderamente imprescindible. En este aspecto, la captación y retención del talento, así como la formación permanente, es uno de los ejes estratégicos de la Asociación para los próximos años.

A este respecto, uno de sus principales éxitos fue propiciar el acuerdo de las agencias asociadas a AEVEA a no presentarse a ningún concurso de más de 5 participantes ¿Por qué establecer la limitación de 5 participantes para presentarse a concurso? ¿No limitaría esto la competitividad entre empresas?

Como ya hemos dicho, nuestro principal objetivo es reconocer y defender al sector de los eventos en su totalidad. En la actualidad, las agencias organizadoras de eventos nos encontramos en algunas ocasiones con convocatorias de entre 10 o 15 integrantes en un sector estratégico, cuyo valor principal está en un intangible como la conceptualización creativa de un evento, su desarrollo y planificación posterior; con la dedicación y experiencia adquirida durante años que esto conlleva.

Además, esta práctica no supone ningún beneficio para ninguna de las partes, y desde AEVEA hemos entendido que era nuestra obligación tomar la iniciativa y sentar las bases de lo que será nuestro futuro. En realidad, se trata de algo tan sencillo como una llamada hacia la responsabilidad y seriedad de las marcas e instituciones, con el objetivo de crear un marco de trabajo razonable que nos permita a todos seguir avanzando en la senda correcta.

No obstante, esta posición no es nueva. Desde 2018 disponemos de una Guía de Buenas Prácticas en la que se detalla cómo debe ser un proceso de contratación para ser transparente y justo con todas las partes, y este nuevo acuerdo únicamente ratifica la necesidad de ponerlo en práctica. Esta demanda no limitará el trabajo de las empresas, sino que construirá un marco de trabajo responsable y riguroso, en el que todos los implicados se sentirán respetados.

En ese sentido, ¿qué recomendaciones realiza AEVEA a los clientes para mejorar el proceso de selección de agencias de eventos? ¿Cómo se espera que estas recomendaciones beneficien a ambas partes?

En 2018 elaboramos una primera Guía de Buenas Prácticas con la colaboración de la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos (AERCE) y varios Event Managers, como consultores independientes, donde se enumeraban una serie de recomendaciones sobre cómo convocar un concurso de manera respetuosa con las agencias.

A tal efecto, las agencias que componen la Asociación se han comprometido de forma global a no presentarse a concursos donde se convoque a más de cinco participantes. Al mismo tiempo, planteamos la posibilidad de realizar al cliente una serie de recomendaciones como preparar briefings claros y rigurosos, transparencia a la hora de conocer quiénes serán los competidores, puntos de valoración e información de la horquilla presupuestaria con el fin de preparar la mejor propuesta adaptada a cada realidad, llegando a contemplar la posibilidad de remunerar en parte los costes externos ligados a la construcción de la propuesta.

En definitiva, son medidas dirigidas a paliar una situación que se estaba viviendo en el sector desde hace varios años y que comenzaba a ser abusiva desde nuestro punto de vista, llegando al punto de requerir una serie de esfuerzos y de recursos que no parecían justos para los participantes, lo que, a final de cuentas, se veía reflejado en el hastío de cada uno de ellos.

Dicho esto, el cliente puede homologar a todas las agencias que quiera, pero a la hora de convocar a concurso, debe elegir un máximo de 5 entre las más adecuadas al tipo de evento.

Desde la asociación también han propuesto una nueva metodología de medición de impacto de los eventos ¿En qué consiste y que ventajas ofrece para la toma de decisiones?

Como organizadores de eventos ponemos el foco en la mejora continua de nuestra oferta de servicios, incluyendo nuevos aspectos relevantes para nuestros clientes a la hora de organizar eventos, como los avances en medición, una herramienta fundamental para demostrar la eficacia del marketing experiencial.

Todos estamos familiarizados con el concepto retorno de la inversión (ROI), ya que determina cómo de bien se ha rentabilizado una inversión. AEVEARoX se utiliza para evaluar el retorno de la inversión realizada en cualquier evento o activación que realice, aplicar mejoras en el futuro y tener una valoración precisa y objetiva de las acciones que se llevan a cabo. Con esta metodología, las empresas pueden medir el ROI de sus acciones a través del análisis de multitud de parámetros como el alcance de la acción, su efecto en la imagen de la marca, el engagement conseguido, o el impacto en los stakeholders, entre otros y, en definitiva, conocer el retorno de la inversión de una marca, así como la percepción del consumidor.

AEVEARoX incorpora además un indicador clave, el AEVEA Experience Factor que aporta una valoración estandarizada de la experiencia del consumidor en las diferentes acciones de marca, permitiendo establecer una clasificación que ayude en la toma de decisiones previas a la realización de un evento.

Para finalizar, ¿qué otras iniciativas podemos esperar de la AEVEA para la segunda mitad del año 2023?

La hoja de ruta de la actual Junta Directiva de AEVEA contempla acciones durante todo 2023 y 2024 para llevar al sector al siguiente nivel. Este objetivo comenzó de manera muy intensa y este ritmo continuará en los próximos meses.

Por ejemplo, estamos en plena negociación del convenio sectorial de la organización de eventos, que esperamos sea reflejo de la idiosincrasia de nuestra industria.

En resumen, el objetivo fijado para este año es continuar haciendo visible el sector a través de iniciativas como afianzar nuestro discurso, centrándonos en los aspectos y las tendencias más positivas de este, continuar incorporando la enseñanza profesionalizada sobre nuestro negocio en las escuelas y universidades, dando lugar a perfiles más preparados y actualizados. Además, seguiremos impulsando acuerdos con otras entidades, asociaciones e instituciones tanto a nivel nacional como internacional, todo ello con la importante misión de convertirnos en un sector definido, rentable y sostenible.