Ferrovial logra transformar su comunicación interna a través de una intranet basada en Viva Connections

Ferrovial es uno de los principales actores a nivel global en el sector de infraestructuras. Con una plantilla de más de 24.000 empleados y una fuerte presencia en cinco países, la empresa reconoce la importancia de una comunicación horizontal entre sus empleados. Con el objetivo de facilitar un trabajo más efectivo, eficiente y sostenible, Ferrovial ha implementado Myforum, una intranet basada en Viva Connections de Microsoft, integrada con Microsoft Teams.

«La transformación de la intranet de Ferrovial surgió durante la pandemia de Covid-19, cuando nos dimos cuenta de la necesidad de encontrar una solución que llegara a todos nuestros empleados, sin importar su ubicación geográfica, el dispositivo que utilizaban o la red a la que estaban conectados», explica Patricia Fernández, gerente de Comunicación Interna y Marca de Ferrovial. «El principal objetivo del proyecto fue poner al usuario en el centro, llevando la intranet a la aplicación de Teams, que es donde los empleados realizan su trabajo diario».

La plataforma se ha convertido en un punto de encuentro digital para todos los empleados de la compañía, conectando a trabajadores ubicados en diferentes zonas geográficas y unificando el acceso a la información, la estructura organizativa, los recursos existentes y los espacios de trabajo y capacitación en un entorno seguro, siempre disponible y constantemente actualizado.

«Myforum es el nuevo espacio de trabajo digital donde hemos querido combinar la colaboración y la comunicación. Es prácticamente el lugar donde el usuario pasa su día a día», dice Verónica Moledo, jefa de Aplicaciones de Colaboración de Ferrovial.

La nueva intranet ha tenido un impacto muy positivo en los usuarios, especialmente en términos de accesibilidad y disponibilidad de la información corporativa. Permite personalizar la información que se muestra según el perfil y las preferencias individuales de cada empleado, y a través de los «quick links», los empleados pueden acceder rápidamente a la información relevante para ellos, adaptando la intranet a sus necesidades específicas.

«Me ha facilitado mucho la vida, sobre todo el hecho de tenerlo en Teams. Poder acceder fácilmente a la información de Ferrovial es muy útil y sencillo», asegura Célia Ortiz-Montijano, responsable de Proyectos de Talento de Ferrovial. Además, los empleados de Ferrovial destacan la potencia y eficacia del buscador de Myforum, que les permite encontrar la información que necesitan con solo un clic. La posibilidad de acceder a la intranet desde dispositivos móviles también ha sido muy valorada, ya que les permite acceder a toda la información incluso cuando están fuera de la oficina.

El futuro de la experiencia del empleado

Ferrovial lleva varios años colaborando estrechamente con Microsoft para acelerar su transformación digital, prestando especial atención al desarrollo y operación de infraestructuras sostenibles y eficientes, la automatización de procesos, y la comunicación y colaboración de los trabajadores de primera línea en los proyectos.

Como resultado, la adopción de herramientas de Microsoft como Teams y Sharepoint ha alcanzado un nivel avanzado. Los empleados utilizan estas aplicaciones a diario, lo que demuestra su importancia en el entorno laboral de la empresa. Además, es importante destacar que herramientas como Teams ofrecen numerosas funcionalidades listas para usar que van más allá de la simple gestión de documentos, como la creación de equipos, grupos, flujos de trabajo personalizados e integración de aplicaciones de terceros.

La intranet de Ferrovial, Myforum, representa un sólido compromiso de la organización por ofrecer a las personas un espacio personalizado integrado en Teams. Cuenta con una página principal donde se encuentran noticias y contenido relevante, segmentado según las propiedades del perfil de Microsoft 365 de cada empleado. Además, se ha incorporado un apartado de enlaces rápidos personalizables, que permite a los usuarios anclar sus herramientas, servicios y secciones favoritas del portal. También cuenta con un marketplace donde los usuarios pueden acceder a una variedad de herramientas y servicios ofrecidos por la compañía. Todo esto se presenta en un entorno corporativo diseñado específicamente para cada negocio, para que los empleados puedan encontrar fácilmente el contenido más relevante con solo un par de clics.

Un proyecto personalizado basado en Microsoft Viva

CyC, partner especializado en proyectos de Modern Workplace de Microsoft, fue el encargado de implementar Myforum. Su experiencia en la implementación de intranets basadas en la misma tecnología en otras compañías les permitió aprovechar al máximo los recursos disponibles y obtener resultados sólidos. Además, brindaron un valioso apoyo en las acciones de adopción de la herramienta por parte de los usuarios y colaboradores.

Durante el desarrollo de la solución, uno de los principales desafíos fue seleccionar una herramienta que cumpliera con los requisitos de accesibilidad para todas las personas, sin importar el dispositivo o la red que estuvieran utilizando. En cuanto al diseño e implementación de la intranet, se propuso un modelo centrado en el empleado, que permitiera personalizar el contenido según el perfil geográfico, el puesto de trabajo o el área de negocio de cada empleado. Para lograrlo, se trabajó en estrecha colaboración con diferentes usuarios clave con el objetivo de definir los contenidos que deseaban mostrar en Myforum y determinar cómo se distribuirían.

El siguiente paso en la ejecución del proyecto implica identificar las geografías y perfiles en los que el nivel de adopción es menor. Esto permitirá a Ferrovial desarrollar acciones más enfocadas para aumentar el uso de la solución. También se prestará especial atención a los trabajadores de primera línea, con el objetivo de lograr una comunicación corporativa más efectiva con ellos. Próximamente, se implementará Viva Engage para ofrecer aún más herramientas y oportunidades que fortalezcan la colaboración y el compromiso dentro de la organización. Con estos pasos, Ferrovial continuará mejorando la experiencia del empleado.