Mientras el arqueólogo Gunter Dreyer, del Instituto Alemán de Arqueología, excavaba la tumba del rey Escorpión I, de 5.300 años de antigüedad, su equipo desenterró bolsas de aceite y lino con fichas de hueso inscritas con marcas numéricas detalladas, que resultaron ser recibos de impuestos pagados que se cotejaban con una «hoja de cálculo» maestra para evitar errores. Una práctica, que por increíble que parezca, ha llegado hasta nuestros días casi intacta. Pues son muchas las empresas que continúan cotejando recibos con una hoja de cálculo delante.
Con 2024 a la vuelta de la esquina, la necesidad de acabar con estos procesos arcaicos y redefinir qué entendemos por gasto debería ser una prioridad en la agenda de todos, ya que para todas las empresas es vital disponer de una buena visibilidad de la salud y el rendimiento financieros. Los gastos personales, lo que en inglés se conoce como expenses, son claves para controlar el gasto y pueden marcar la diferencia entre una gestión del gasto precisa y otra inexacta.
Sin una visión más amplia de los gastos, las organizaciones se están abriendo a un mayor riesgo de error, así como a una falta de confianza que deja a los empleados con el bolsillo vacío.
Tecnología para maximizar el tiempo y el control
En este escenario, la tecnología es la clave para definir los gastos con mayor claridad y gestionarlo todo en una única plataforma. Así, las empresas pueden mejorar su gestión del gasto y eliminar cualquier ambigüedad en torno a un pilar fundamental de su negocio. Pero no cualquier tecnología, sino el tipo de tecnología en la que los equipos financieros pueden confiar para capturar toda la amplitud de sus gastos, de modo que puedan recuperar el control de dos activos empresariales vitales: su tiempo y el dinero de la empresa.
Un tiempo especialmente valioso para las pymes, que tradicionalmente cuentan con equipos más reducidos que sus homólogas de mayor tamaño. Y donde vemos como los gastos menores, como un taxi desde un evento de trabajo o una comida de empresa, son los que más horas y recursos consumen por no estar digitalizados.
Una mejor gestión de los gastos significa eliminar los compartimentos estancos, aplicar el mismo rigor a todos los gastos de la empresa y mejorar la supervisión del proceso. Y, lo que es más, esta mejora en la gestión del tiempo se extiende más allá del equipo financiero: el resto de trabajadores ya no tendrá que devanarse la cabeza intentando descifrar un proceso anticuado de informes de gastos, ni preocuparse por tener que adelantar dinero de su bolsillo y quedarse sin fondos si se acumulan las facturas domésticas.
Además, reunir toda la gestión de gastos en una sola plataforma no solo es una buena noticia para el equipo financiero o los empleados, también lo es para la empresa. Las empresas a menudo subestiman el impacto financiero del uso de múltiples herramientas, algo a tener en cuenta, especialmente cuando el empleado utiliza un promedio de 8,8 aplicaciones al día, según Asana. Si tu equipo utiliza dos o más aplicaciones para gestionar gastos de diversa envergadura, es hora de buscar una solución que pueda encargarse de todo y ofrecerte supervisión a cambio. A menos que tengas un equipo adicto al café, es poco probable que su gasto mensual en café coincida con su gasto en publicidad. Pero no hay razón para no tener en cuenta estas partidas menores e introducir variables, por pequeñas que sean, en su supervisión financiera.
También merece la pena considerar herramientas de gestión de gastos que se integren con otros servicios financieros, de modo que la plataforma pueda proporcionar una visibilidad completa de todos sus gastos. Esto también puede ayudar a reducir duplicidades, la clave para ahorrar dinero.
Actualmente, las empresas necesitan que su equipo sea un sabueso tras la pista de posibles ahorros y eficiencias en lo que respecta a sus gastos. Pero ¿cómo pueden hacerlo si su visibilidad está fragmentada en múltiples aplicaciones e incluso documentos que no están online? Las herramientas de gestión de gastos que se integran bien con el resto de su infraestructura tecnológica pueden mejorar aún más la eficiencia, al tiempo que eliminan esas molestas aplicaciones duplicadas que duplican funcionalidades. El resultado es una nueva perspectiva de la gestión del gasto que puede ayudarles a detectar oportunidades de ahorro y, cuando la empresa necesite recortar gastos o incluso invertir un poco más, aportar una opinión informada y mostrar cómo el gasto adicional puede impulsar el negocio.
Nuestra forma de pensar sobre los gastos necesita una revisión drástica. Sin embargo, gracias a la tecnología, estamos en mejores condiciones para reescribir las reglas del juego y aplicar prácticas que protejan a nuestros empleados, nuestras empresas y nuestro futuro.
