La reciente aprobación de la Ley 1/2025 ha traído consigo una transformación silenciosa, y necesaria, en la forma en que las empresas deberán comunicarse con sus trabajadores. Más allá de los titulares que la presentan como una garantía de buena fe en la negociación previa a un conflicto judicial, esta ley ha instaurado un nuevo estándar de rigor: la necesidad de que todas las notificaciones empresariales tengan carácter fehaciente y, cuando correspondan a datos personales o sensibles, estén cifradas por defecto.
La lista de comunicaciones que ahora exigen esta doble capa de seguridad es extensa. Desde los turnos y cambios de horario hasta las reincorporaciones tras una baja, pasando por las nóminas, las vacaciones o los despidos disciplinarios. Todo lo que, hasta ayer, se resolvía con un correo electrónico, un mensaje en la intranet o una llamada informal, hoy está sujeto a un escrutinio que puede desembocar en litigios complejos si no se cumple con estas nuevas capas donde se demuestre tanto la confidencialidad de la comunicación como su carácter irrefutable.
El impacto económico de este cambio es evidente. Consultados a varios despachos laboralistas, sus estimaciones en cuanto a los procedimientos por reclamaciones laborales en los que el trabajador cuestione la recepción o el contenido de una notificación, podrán prolongarse incluso hasta seis meses adicionales si la empresa no aporta un registro válido. Eso implica un doble coste. Por un lado económico por todos los recursos legales que se tendrán que desplegar. También por todo el tiempo que se tenga que invertir en los mismos. Y, por último, que no menos importante -de hecho, probablemente sea el que soporte un mayor coste y quebraderos de cabeza- el presumible desgaste en reputación corporativa de la entidad así como las grises nubes que sobrevolarán creando un clima interno poco propicio para el normal desarrollo de la actividad. Y todo este daño reputacional incidirá, sí o sí, de diversas formas: desde pérdida de capital financiero hasta un quebranto en la cuota de mercado. Parafraseando a nuestro cantante más internacional, Julio Iglesias, hace décadas cantaba en Vuela Alto “Llegar a la meta cuesta/Te cuesta tanto llegar/Y cuando ya estás en ella/Mantenerte cuesta más ”. De modo que echar por tierra en unos días el trabajo de meses o años se antoja como algo realmente costoso.
Y ojo, que si la pérdida de reputación puede suponer un duro varapalo, hasta 20 millones de euros (o el 4% de la facturación global) puede llegar a ascender la sanción administrativa si una empresa a día de hoy osa enviar datos sensibles sin cifrar, como por ejemplo nóminas o un despido. Todo ello de acuerdo con el RGPD. De modo que antes de enviar según qué cosas lo idóneo es asegurarse qué canales y características del proceso de envío de dicha información se utilizan. Una mala decisión puede abocar a una ruina absoluta. Y aquí ya todos sabemos aquello de “Ignorantia iuris non excusat”.
Por eso, y ante este nuevo escenario que se abre -en realidad más garantista para ambas partes- las empresas (también los empleados) deben dar una vuelta de tuerca ante canales de comunicación que protejan la privacidad de las personas y, por supuesto, que de manera intrínseca se demuestre la irrefutabilidad del mensaje y que éste quede protegido de extremo a extremo.
¿Vale un correo electrónico? Sí, y sólo sí, si cumple con estas características de cifrado (que aportan la seguridad requerida frente a accesos no autorizados) dejando patente que el mensaje es fidedigno e indiscutible.
Podemos afirmar así que la Ley 1/2025 no es sólo un ajuste normativo, sino el principio de una nueva era en la relación entre empresa y empleado. Una en la que la palabra “fehaciente” ya no será un adorno legal, sino la roca sobre la que se sustentará las relaciones laborales, basadas en la confianza y la seguridad jurídica en cada interacción laboral.
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