En España, las organizaciones afrontan retos importantes. De un lado, la escasez de talento. Según un informe de Randstad Research y la CEOE publicado en 2024, el 75% de las empresas lo experimentan de forma directa y el 78% lo detectan como un problema general. Además, el 82% han tenido dificultades para encontrar perfiles cualificados. El sector servicios, con más de 134.000 vacantes sin cubrir es el más afectado (INE).

Del otro, la complejidad propia de la gestión de las nóminas. Son muchas las fechas clave que deben cumplirse – como, por ejemplo, la presentación del Formulario 111 en los 20 días siguientes al final de cada trimestre – y mantenerse al día de los cambios normativos no es tarea fácil. En este sentido, en 2024 se ha introducido un nuevo impuesto que irá incrementándose hasta 2050. Me refiero al Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI).

Digitalizar la nómina es la respuesta a ambos desafíos. Ya no solo se trata de procesar los pagos a los trabajadores. Una nómina inteligente contribuye a mejorar la retención de talento y a simplificar los procesos de gestión de la nómina. ¿Cómo? Ayudando a los departamentos de RRHH a crear estructuras salariales más justas y transparentes y a mejorar la asignación de recursos y el cumplimiento.

El papel cada vez más importante de la IA

En concreto, integrar la IA en la gestión de las nóminas proporciona a la función los conocimientos que necesita para tomar decisiones estratégicas. Al analizar las tendencias de los datos, ayuda a los equipos a detectar errores y a pronosticar costes. También sirve de orientación para los departamentos de RRHH y Finanzas a la hora de contratar, elaborar presupuestos y planificar la fuerza laboral. A modo de ejemplo, vincular información sobre compromiso, rendimiento y absentismo, permite identificar puestos de alto riesgo, trabajar en estrategias de retención de talento clave y reducir los costes de contratación.

Por otro lado, el modelado de compensación basado en IA respalda una remuneración más justa al comparar los salarios con los estándares del mercado y poner de manifiesto las brechas retributivas. Asimismo, combinando los datos de las nóminas con la información sobre beneficios la IA puede recomendar paquetes personalizados que impulsen la satisfacción de los trabajadores, mejoren la planificación financiera y difundan opciones de bienestar disponibles.

Y, por supuesto, la IA fortalece el cumplimiento cruzando los datos de nóminas con las actualizaciones regulatorias, manteniendo a las empresas al tanto de cualquier cambio y reduciendo el riesgo de multas.

La automatización mejora la eficiencia y minimiza los errores

Paralelamente a la información que proporciona la IA, la automatización de tareas básicas como los cálculos de impuestos, los informes reglamentarios y la entrada de datos permite que la nómina funcione sin problemas reduciendo los errores humanos y el tiempo que los profesionales deben dedicar a realizar correcciones de forma manual. Una vez más hablamos de ahorro y de un mejor cumplimiento.

Otro beneficio importante es la escalabilidad. A medida que las empresas se expanden a nuevos mercados, la complejidad de la nómina aumenta. Los sistemas automatizados pueden manejar grandes volúmenes de datos, adaptarse a nuevas regulaciones y gestionar una nómina global sin sacrificar la precisión.

¿Están preparadas las empresas españolas?

A pesar de que los beneficios son claros, los datos revelan que, en España, existe un gran margen de mejora en lo que respecta a la digitalización de los RRHH en general y de la nómina en particular. Así, un informe reciente elaborado en el marco del proyecto europeo IA +Igual indica que el 64,8% de las compañías aún no usan IA generativa para la gestión de personas y solo el 21,6% de los líderes de RRHH ven el potencial de esta tecnología para afrontar los retos normativos en el área laboral.

¿Un obstáculo importante? La falta de integración. Sin ella, los equipos tienen dificultades para descubrir información valiosa. Integrar la nómina con otras áreas fundamentales como los RRHH y las Finanzas proporciona una visión más clara de las tasas de rotación, las tendencias de compensación y los costes de la fuerza laboral, información vital para tomar mejores decisiones.

¿Cómo maximizar el potencial de las nóminas?

No querría terminar este artículo sin compartir algunos consejos para aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece la tecnología para impulsar la gestión de las nóminas. Como la necesidad de evaluar las habilidades en IA y automatización de los equipos y proporcionarles formación cuando sea necesario. Contar con un plan específico impulsa su confianza y eficiencia.

También es recomendable revisar y ajustar periódicamente los análisis predictivos y los modelos de compensación para adaptarse a las nuevas tendencias de la fuerza laboral, las prioridades comerciales y los factores externos.

Y, por supuesto, supervisar de forma constante la calidad de los datos y la integración de sistema, para que la información sea precisa y procesable, y establecer métricas claras que hagan un seguimiento de la eficiencia, la precisión y el cumplimiento de las nóminas, básico para identificar puntos débiles y aplicar un enfoque de mejora continua.

Es cierto que siguen existiendo ciertas reticencias a la incorporación de la tecnología en las empresas. Sobre todo, en su dimensión ética. A este respecto debo señalar que, incluso con el auge de esta tecnología, los profesionales seguirán siendo el centro de una gestión eficaz de las nóminas. La IA puede identificar discrepancias, pero solo las personas expertas pueden decidir cómo resolverlas. Igualmente, la automatización puede agilizar las declaraciones de impuestos, pero solo los profesionales pueden garantizar que los cambios regulatorios se entienden e implementan correctamente.

Es la combinación de personas formadas y tecnología avanzada la que liberará el verdadero potencial de las nóminas.