Para muchos trabajadores el tiempo que tenían que invertir en desplazarse al lugar de trabajo es algo del pasado.  En los últimos cinco años, el trabajo remoto e híbrido ha experimentado un auge, lo que significa que, en algunos sectores y puestos de trabajo, las personas pueden vivir lejos de la sede de sus empresas —a veces en otro país— e incluso convertirse en «nómadas digitales» que trabajan mientras viajan por el mundo.

Y este nuevo escenario ha provocado que la fuerza laboral actual esté más dispersa geográficamente que nunca. Un estudio que hemos publicado recientemente indicaba que casi un tercio de la fuerza laboral trabaja de forma remota, en comparación con menos de una cuarta parte que lo hacía a principios de esta década. Si bien algunos empleadores están interesados ​​en que todos regresen a las instalaciones a tiempo completo, otros están adoptando acuerdos más flexibles que ofrecen muchas ventajas, aunque también existen importantes desafíos que superar.

Aprovechar los beneficios

La llegada de tecnologías que facilitan la colaboración virtual entre compañeros de trabajo y clientes, como las videoconferencias o la computación en la nube, ha facilitado la expansión transfronteriza de las organizaciones y la adaptación de una fuerza laboral geográficamente diversa. Los beneficios son mutuos. Las empresas pueden encontrar muchos más candidatos de talento lo que aumenta las posibilidades de encontrar al que mejor se ajuste a los requisitos específicos de un puesto. Al mismo tiempo, se abre un universo de oportunidades más amplio para estas personas, permitiéndoles ganar un mejor salario en zonas con un menor coste de vida y, potencialmente, reducir el número de inversiones en sus desplazamientos.

La opción de trabajar de forma flexible es un criterio importante en la lista de deseos de muchos trabajadores, y para algunos podría ser un factor decisivo. Las generaciones más jóvenes – especialmente los millennials y la generación Z – priorizan la conciliación de la vida laboral y personal al decantarse por una empresa u otra.  Por lo tanto, las compañías que ofrecen opciones de trabajo remoto o híbrido pueden resultar más atractivas tanto para los nuevos empleados como para los empleados actuales, mejorando las tasas de retención del personal cualificado y valioso, e impulsando el compromiso y la fidelización.

El debate de si los trabajadores remotos son más o menos productivos que sus colegas en la oficina es un tema polémico que debe tratarse con cuidado. Sin embargo, si el trabajo remoto e híbrido contribuye a la satisfacción laboral y a la felicidad general debería generar resultados positivos para todos los involucrados. De hecho, un estudio de la Universidad de Oxford señalaba que los trabajadores felices son un 13 % más productivos .

Evitar los obstáculos

Tener trabajadores dispersos en diferentes zonas geográficas también crea complejidad y expone a los empleadores a varios obstáculos. Gestionar al personal y fomentar la colaboración entre equipos suele ser más fácil en persona, ya que los responsables están en mejor posición para supervisar el progreso y la dinámica interna, debatir asuntos informalmente con sus compañeros e identificar cuándo surgen problemas. Además, los equipos suelen sentirse más capacitados para elaborar estrategias y resolver problemas si están en el mismo lugar.  Del mismo modo, los trabajadores que nunca van al trabajo pueden sentirse menos visibles. Los jóvenes pueden perder la oportunidad de aprender de sus compañeros más experimentados, mientras que los padres que compaginan trabajo y cuidado de niños pueden preocuparse de que se les considere menos «presentes» en el trabajo. 

El teletrabajo también podría provocar que algunas personas sientan que tienen que estar siempre disponibles. La falta de separación entre el trabajo y el hogar les lleva a trabajar más horas, a estar disponibles por las tardes o los fines de semana, lo que les expone a un mayor estrés y ansiedad y, paradójicamente, a un menor equilibrio entre la vida laboral y personal.

Además, puede haber diferencias culturales y zonas horarias que conciliar cuando los miembros del equipo se encuentran en varios países, así como una gran cantidad de cuestiones y requisitos legales que abordar, desde normativas de protección de datos y privacidad hasta diversas leyes laborales y fiscales. Cumplir con todo en todas partes es una tarea extremadamente difícil, especialmente cuando las normas pueden variar incluso entre diferentes regiones dentro de un mismo país y a medida que cambian con el tiempo. Si los trabajadores híbridos cruzan fronteras al desplazarse entre su hogar y el lugar de trabajo, o cuando los nómadas digitales se desplazan de un lugar a otro, esta movilidad adicional complica aún más la situación.

Mantener el cumplimiento normativo y fomentar la inclusión

Para hacer frente a estos desafíos, es fundamental considerar cómo gestionar el impacto en el negocio, fomentar un sentido de inclusión para los trabajadores remotos e híbridos, comprender el perfil cambiante de su fuerza laboral y mantenerse al día con la rápida evolución de la compleja normativa global que se debe cumplir.

Por ejemplo, sería interesante crear una cultura empresarial cohesionada asegurándose de que las personas se sientan parte del equipo, incluso si trabajan a menudo de forma remota. Es recomendable que los nuevos empleados reciban su incorporación en las instalaciones, para que conozcan a sus compañeros en persona y forjen esas conexiones esenciales que les permitirán trabajar bien juntos. Para ello es importante programar «días de equipo» habituales en la agenda para coordinar los días de trabajo presencial de los trabajadores híbridos, de modo que no pierdan la oportunidad de interactuar con otros miembros del equipo y los jefes, o incluso organizar reuniones ocasionales fuera de la oficina. Y por otro lado también sería útil organizar eventos sociales para que las personas se conozcan y puedan celebrar los éxitos juntos. Además, también se debe implementar políticas que definan las expectativas y los parámetros de la empresa para el trabajo remoto e híbrido;  capacitar a los gerentes sobre los problemas que podrían surgir y capacitarlos para gestionar a distancia; comparar la empresa con otras de tamaño similar, del mismo sector, región o en todo el mundo, basándose en análisis de datos de alta calidad y actualizados, para respaldar una toma de decisiones sólida, el desarrollo de políticas y la medición del rendimiento.

Asimismo, es importante establecer canales de comunicación claros para que el personal pueda informar a las personas adecuadas sobre cualquier cambio de ubicación en tiempo real, de modo que siempre sepa dónde se encuentran, ya que esto podría afectar las obligaciones legales y regulatorias aplicables. Hay que tener muy presente cómo garantizar la equidad y el cumplimiento normativo en áreas como remuneración, impuestos, privacidad de datos y otros asuntos de RR. HH. y empleo, incluyendo la igualdad de oportunidades y el acceso a beneficios como la atención médica privada o las vacaciones pagadas, en cada jurisdicción relevante. Una forma de lograrlo es considerar la posibilidad de asociarse con un especialista externo en nóminas, RR. HH. y cumplimiento normativo que le ayude a navegar con confianza en este terreno incierto. Al elegir el soporte adecuado, hay que buscar socios de confianza con amplia experiencia y credibilidad, y, fundamentalmente, que combinen alcance global con experiencia local. De esta manera, las empresas podrán ser guiadas a través de las particularidades regionales, sin perder de vista el panorama internacional más amplio, encajando las piezas con un enfoque integral. Además, estarán listas para ayudarles a afrontar nuevos retos a medida que crece y se expande a nuevas áreas.

Encajar las piezas

Gestionar una empresa con una plantilla dispersa es ya una realidad para muchos empleadores, y aunque las ventajas y desventajas del teletrabajo siguen siendo objeto de intenso debate, hay pocas posibilidades de revertir esta tendencia. Un gran número de trabajadores se resiste a renunciar a la libertad de trabajar desde casa (o desde otro lugar) al menos parte de la semana, y muchas empresas están viendo beneficios reales al permitirles hacerlo. Los empleadores deben ser cuidadosos con la logística para garantizar que brindan el apoyo adecuado a la plantilla, involucrando plenamente a su talento y evitando cualquier incumplimiento normativo.