Todos hemos sentido esa frustración de buscar sin éxito un documento o presentación que sabemos que existe, pero no recordamos exactamente dónde está. Ahora bien, ¿sabemos cuál es el verdadero coste de este “juego del escondite digital” en la productividad?

Los profesionales que participaron en nuestro estudio anual State of Teams señalaron la dificultad para encontrar información como el principal obstáculo para avanzar con rapidez. Las empresas pueden llegar a perder aproximadamente 2.400 millones de horas al año buscando información. Y este es el gran paradigma del trabajo moderno: aunque hoy tenemos acceso a más información, los equipos nunca han estado menos informados.

Si bien no hay una solución única para eliminar el coste en recursos y productividad, la IA permite filtrar el ruido y destacar la información correcta en el momento adecuado, pudiendo trabajar de manera más eficiente y tomar mejores decisiones. Sin embargo, hay un arte en usar la IA para obtener el máximo beneficio. Por eso, he analizado lo que los mejores equipos hacen -y no hacen- al usarla para mantenerse informados, alineados y efectivos en esta era de exceso de información.

No dependen de las reuniones y mensajes para compartir información

Aproximadamente el 71 % de los equipos afirma que no está utilizando la IA en el trabajo para gestionar y descubrir información, a pesar de los beneficios que puede aportar al hacer visibles conocimientos clave en toda la organización. Esta dependencia de métodos de búsqueda obsoletos, como revisar correos electrónicos, hace que los trabajadores operen con información incompleta, generando retrasos y esfuerzos duplicados.

Pero el gran desafío es poner la información correcta en los lugares correctos. Cuando el conocimiento está mal estructurado o es difícil de encontrar, no solo es una molestia, sino que tiene consecuencias reales. Los equipos que no pueden acceder a la información necesaria tienen dificultades para avanzar con su trabajo y no pueden aprovechar el potencial de la IA.

Esta falta de claridad conduce a más reuniones y mensajes constantes para obtener respuestas, lo cual solo consume tiempo y no permite capturar aprendizajes valiosos. De hecho, más del 50 % de los trabajadores afirma que tiene que pedir ayuda a alguien o agendar una reunión para obtener la información que necesita, perpetuando el problema.

La solución no es documentarlo todo —eso es lento y burocrático— sino documentar lo que realmente importa. La IA puede ayudar destacando rápidamente la información más relevante y de mayor calidad, permitiendo que los equipos se concentren en lo que realmente aporta valor, en lugar de perderse entre el ruido.

Anotan las cosas y utilizan la IA para obtener el contexto que necesitan

Los equipos de alto rendimiento saben que la inteligencia artificial es más valiosa cuando se utiliza para búsquedas basadas en la intención, obteniendo resultados más precisos y accionables. Estos equipos también adoptan lo que llamo una mentalidad de “busca primero, pregunta después”. En lugar de acudir de inmediato a un compañero para obtener respuestas, recurren primero a la IA, lo que se traduce en menos interrupciones, más tiempo de concentración y mayor agilidad del equipo.

Además, los mejores equipos aprovechan la capacidad de la IA para conectar fuentes de datos dispersas e integrar conocimientos provenientes de distintas herramientas, obteniendo así una visión completa y coherente de la información relevante. Pero, repito, esto solo funciona si el equipo está documentando lo que realmente importa. La IA elimina barreras para el aprendizaje, facilitando investigaciones profundas, el acceso a contexto, el análisis de grandes volúmenes de datos y la conexión con conocimiento experto.

Prefieren el análisis basado en la comprensión frente a los instintos

Tomar decisiones basadas en suposiciones, información obsoleta o simplemente en la intuición, suele conducir a resultados inconsistentes o equivocados. Sin el alcance adicional que ofrece la búsqueda impulsada por IA, los equipos corren el riesgo de actuar con conocimiento incompleto, incorrecto o desactualizado, desviándolos del camino correcto.

Los mejores equipos entienden que apresurarse a actuar sin asegurarse de tener los datos adecuados puede ser perjudicial, ya que es crucial siempre verificar que la información que respalda cualquier acción sea pertinente y actualizada. Estos equipos se adaptan rápidamente y rinden mejor al tomar decisiones basadas en información contextual y en tiempo real. Al adoptar la IA, descubren perspectivas que ni siquiera sabían que necesitaban, lo que les permite mantenerse ágiles y tomar decisiones más informadas.

Convierten a la IA en un colaborador clave

Antes de avanzar con cualquier tarea, es fundamental asegurarse de que estamos actuando con información precisa. La IA ofrece mejores resultados cuando se le proporcionan instrucciones claras y efectivas. En este contexto, es recomendable que los equipos adopten ciertos principios para redactar consultas clave, como tener una conversación en lenguaje natural. Para lograr una buena interacción con la IA, nuestras indicaciones deben parecerse al habla cotidiana. Debemos proporcionar contexto, ya que las mejores instrucciones incluyen detalles y van más allá de una simple petición.

También tenemos que ser específicos. Las preguntas vagas dan lugar a respuestas vagas, por lo que debemos definir claramente qué necesitamos y en qué formato. Además, no hay que tener miedo de refinar. La búsqueda con IA mejora con la iteración, así que no hay que dudar en ajustar el lenguaje, añadir detalles o probar diferentes formatos si los resultados no son lo que esperábamos. Y no hay que olvidar buscar primero y preguntar después. Antes de escribir a un compañero, será mejor una búsqueda impulsada por IA para encontrar la respuesta.

El futuro del trabajo se basa en el conocimiento, no en la intuición, y la inteligencia artificial es clave para hacer de eso una realidad. A medida que el trabajo se vuelve cada vez más potenciado por la IA, el conocimiento organizacional se convertirá en una ventaja competitiva, siempre que esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado.