Cómo digitalizar la gestión empresarial mediante un ERP

La era de la digitalización ha llegado sin lugar a réplica a nuestras vidas. Buena parte de nuestras actividades cotidianas están influenciadas por las nuevas tecnologías, especialmente por aquellas en las que el internet se postula como uno de sus motores principales. El ámbito laboral no es, ni por asomo, una excepción. De hecho, es uno de los sectores donde reconocemos este proceso de modernización con más evidencia. Y es que, si bien es cierto que hace aproximadamente una década se hablaba de la apuesta por la digitalización de las empresas, hoy en día ya no es una opción, sino una necesidad con la que se debe cumplir para no quedar rezagado en el nuevo sistema mercantil.

Aunque la mayoría de las grandes empresas ya han completado esta trasformación o se encuentran inmersas en el proceso, el fenómeno de la digitalización también afecta a las PYMES y autónomos. Sin duda, los recursos y posibilidades de estas entidades son menores que en el caso de las multinacionales, pero no por ello deben renunciar a este avance. Como respuesta a esta demanda, en este artículo hablaremos de qué es la digitalización y cómo se puede llevar a cabo por parte de todos los usuarios con un resultado exitoso.

¿A qué llamamos digitalización?

La digitalización aplicada al ámbito empresarial se define como la reconversión de la dinámica de una entidad hacia otra donde el formato virtual predomina frente al físico. Entendemos, pues, que el proceso implica una migración de todas aquellas tareas que se realizaban con métodos convencionales hacia un sistema digital donde la innovación aporta nuevas soluciones para completar estos trabajos. Como es natural, no existe actualmente ninguna empresa donde el 100 % de las tareas esté digitalizado, y, en realidad, tampoco es ese el objetivo de esta transformación. La finalidad, en términos generales, es ofrecer facilidades y comodidades a los jefes y empleados para aumentar el rendimiento y la productividad sin recurrir al sobreesfuerzo de los trabajadores, sino mediante el uso de asistentes tecnológicos virtuales que potencien sus habilidades.

El uso de ERP

El recurso más eficaz actualmente para llevar a cabo el proceso de digitalización en las empresas es la contratación de un software ERP. Posiblemente muchos de los lectores hayan oído estas siglas en algún momento, aunque no comprenden realmente a qué se refieren. ERP es el acrónimo del concepto inglés Enterprise Resource Planning, que traducido al español sería “planificador de recursos empresariales”. Su objetivo principal es la estandarización, organización, almacenamiento y gestión de las compañías mediante un programa informático que es capaz de realizar todas estas funciones. De este modo, se ofrece a los empleados un modo actual de realizar sus tareas y agilizarlas, lo que redunda en un incremento de sus capacidades y la productividad general de la empresa.

La digitalización de las empresas viene de la mano de los softwares ERP gracias al funcionamiento de estos. En ellos podemos encontrar herramientas que permiten gestionar desde los horarios de los empleados hasta los datos de la producción en fábrica. Si la empresa necesita un estudio de mercado, la herramienta de análisis del programa lo realizará y mostrará los resultados. Si existe algún problema en la cadena de producción, el sistema lo detectará e informará. Si es necesario realizar un comunicado general para todos los empleados, el sistema de comunicación común se encargará de difundirlo entre todos los empleados. Si el departamento de RR. HH. está seleccionando nuevo personal, el ERP ayudará a filtrar las solicitudes y almacenar información de interés para el futuro. En definitiva, todo lo que antes requería de montañas de documentos y papeleo infinito, el software ERP lo migra hacia un formato digitalizado y común al que todos los empleados pueden acceder donde y cuando quieran, ya que se aloja en la nube.

Sage: ERP recomendado

Actualmente existen muchos softwares de este tipo en el mercado, pero no todos son igual de eficientes. En nuestro caso, hemos apostado por Sage 200. Este ERP con funciones avanzadas permite gestionar casi el 100 % de las áreas de la empresa: finanzas, business intelligence, CRM, etc. Su coste no es ningún problema, ya que podremos adquirirlo mediante una de las subvenciones que el Estado ofrece a las PYMES y autónomos que están interesados en la modernización y digitalización de su negocio.

Otra de las modalidades de este software es Sage Despachos, en la que la marca ha querido mejorar algunas de las herramientas de las versiones anteriores para ofrecer soluciones más eficientes a los clientes que ya han usado Sage para digitalizar sus empresas. En esta versión podemos encontrar herramientas de gestión interna, contabilidad, CRM, laboral, fiscal, conectividad, business intelligence, gestión documental y portales. Este software ofrece a las compañías que decidan implantarlo una mejora sustancial en eficiencia, seguridad, mentalidad de negocio e innovación.

Sin duda, Sage es una de las alternativas actuales más recomendables para todas aquellas empresas que quieren llevar a cabo su proceso de digitalización. Cientos de compañías ya confían en este ERP.