Digitalización de gastos: la solución para los desafíos financieros de las pymes

Las pymes representan el motor de la economía española, constituyendo el 98,99% del tejido empresarial. No obstante, muchas de ellas comparten dificultades en la administración financiera, como la digitalización parcial de sus procesos, lo que complica mantener su contabilidad actualizada y sin errores, así como cumplir con las obligaciones fiscales al cierre de cada mes.

En este contexto, Circula, fintech especializada en soluciones digitales para la gestión de gastos de empleados, analiza los principales retos que enfrentan las pymes y las características clave que deben tener las plataformas de gestión de gastos para ser efectivas y satisfacer sus necesidades.

Desafíos en la gestión de gastos y facturas

• Persistencia de procesos manuales: Muchas pymes gestionan sus gastos manualmente, lo que consume mucho tiempo y depende de tener todas las facturas en papel. Esto puede causar problemas significativos, como la falta de un recibo o errores contables.
• Errores y gastos duplicados: La ausencia de plataformas digitales y la dependencia de procesos manuales pueden generar fallos en la introducción de datos de facturas y pagos duplicados.
• Tiempo adicional en revisiones y reembolsos: La revisión y corrección de errores, así como la gestión de reembolsos, requiere tiempo adicional de los responsables financieros.
• Falta de control sobre gastos y pagos: La digitalización permite un seguimiento en tiempo real de los gastos, mientras que la gestión manual puede provocar problemas de liquidez y flujo de caja.

Ventajas de digitalizar la gestión de gastos y facturas

La tecnología proporciona a las pymes una ventaja significativa en la gestión de sus responsabilidades fiscales y necesidades diarias. Automatizar procesos mediante una plataforma permite a los responsables de gastos y pagos ahorrar hasta un 80% del tiempo. Además, se reducen considerablemente los errores operativos o manuales, liberando a los equipos de tiempo valioso.

Utilizar una plataforma homologada para la gestión de gastos elimina la necesidad de acumular recibos en papel, permitiendo almacenar todas las facturas en la nube. Estas soluciones digitales facilitan la contabilidad y mantienen a las pymes al día con los impuestos, generando asientos contables automáticos.

Características esenciales de una plataforma de gestión de gastos

Para que una plataforma de gestión de gastos sea efectiva, debe contar con las siguientes características:

• Compatibilidad con software contable: La integración debe permitir el flujo automático de información entre el software de gestión de gastos y el ERP o software contable.
• Tecnología OCR avanzada: Los sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) facilitan la entrada de datos, automatizando la información de recibos y facturas.
• Homologación con la Agencia Tributaria: Las plataformas deben cumplir con las normativas legales y fiscales, y estar certificadas por la AEAT para garantizar la validez de los tickets digitalizados.
• Seguridad de datos: Es crucial que las plataformas alojadas en la nube sean fiables y protejan la información ante problemas de seguridad.
• Procesos de flujo de trabajo y aprobación: La digitalización ayuda a las empresas a establecer procedimientos claros y organizados, mejorando la eficiencia diaria de los departamentos.
• Formación y adaptación del personal: La plataforma debe ser intuitiva y fácil de usar, y los empleados deben recibir la formación necesaria para aprovechar al máximo sus funciones.

Eva Espinoza, Country Manager de Circula en España, afirma: “La digitalización de los procesos financieros es una inversión clave para las pymes, permitiéndoles competir en un entorno empresarial cada vez más dinámico y exigente. Al adoptar estas plataformas, las pequeñas empresas pueden mejorar su eficiencia operativa, cumplir con las normativas y centrarse en el crecimiento y la innovación”.