¿Qué autónomos y empresas están obligados a cumplir con Verifactu?

En unos meses entrará en vigor el nuevo reglamento para los programas de facturación y todos los software que usan los autónomos y empresas incorporarán la nueva funcionalidad «Verifactu».

Esta herramienta servirá para remitir información en tiempo real a Hacienda. Sin embargo, todavía hay muchas empresas que desconocen cómo afectará Verifactu a sus programas de facturación o si será obligatorio.

Si todavía no sabes para qué sirve Verifactu y qué autónomos o empresas estarán obligados a utilizarlo, sigue leyendo.

¿Qué es Verifactu y para qué sirve?

Verifactu es una funcionalidad diseñada para integrarse en los programas de facturación y permitir el envío automático y en tiempo real de las facturas a la Agencia Tributaria. Su principal objetivo es mejorar la trazabilidad y garantizar la inalterabilidad de los registros contables, digitalizando la facturación y aumentando el control fiscal.

El origen de Verifactu se encuentra en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, más conocida como Ley Antifraude. Esta legislación establece una serie de requisitos  que deberán cumplir los programas de facturación para ser legales en los próximos meses. Para implementar estos requisitos, se ha desarrollado el reglamento de facturación, que también se ha bautizado como «Reglamento Verifactu».

Cuando todas las empresas estén adaptadas al reglamento, el sistema de facturas verificables permitirá a los autónomos y empresarios enviar instantáneamente todas sus facturas a Hacienda, de manera que sus declaraciones de impuestos y libros contables estarán prácticamente autocompletados cuando llegue el momento de presentarlos.

¿Quiénes están obligados a cumplir con Verifactu?

 Antes de ver quién está obligado a Verifactu, es importante diferenciar entre la funcionalidad Verifactu y el reglamento que la regula.

Mientras que la herramienta Verifactu sirve para remitir las facturas en tiempo real, el reglamento regula todos los requisitos que deberán cumplir los programas de facturación.

Sistema Verifactu

De momento, la funcionalidad Verifactu es opcional para autónomos y empresas. Nadie está obligado a activarla ni a enviar sus facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria.

Sin embargo, todos los fabricantes de software de facturación sí estarán obligados a incorporar esta funcionalidad como una opción disponible en sus programas a partir de julio de 2025.

Esto significa que los usuarios podrán decidir libremente si utilizan o no Verifactu en su día a día, pero los desarrolladores de software de facturación deberán garantizar que sus herramientas permitan esta opción.

Para los negocios que opten por usar Verifactu, algunos de los beneficios incluyen una mayor automatización en el cumplimiento tributario, reduciendo el riesgo de errores humanos y simplificando la gestión fiscal.

Además, es probable que la Inspección realice menos comprobaciones entre aquellas actividades que sí usan esta herramienta y están enviando diariamente sus facturas a Hacienda.

Reglamento para programas de facturación

A diferencia de la funcionalidad Verifactu, el reglamento que regula los programas de facturación sí establece obligaciones claras para distintos actores económicos.

Según el calendario fijado por la Agencia Tributaria, las obligaciones entrarán en vigor de manera escalonada:

• Fabricantes de software: Desde julio de 2025, todos los nuevos programas de facturación que se vendan deberán cumplir con los requisitos establecidos en el reglamento, incluyendo la posibilidad de incorporar Verifactu como opción.
• Sociedades: A partir del 1 de enero de 2026, todas las empresas estarán obligadas a utilizar programas de facturación que cumplan con el nuevo reglamento.
• Autónomos: Desde el 1 de julio de 2026, los autónomos también deberán acogerse a la normativa y utilizar un software adaptado a los nuevos requisitos.

Fechas de entrada en vigor de Verifactu

La funcionalidad Verifactu se incluye dentro del reglamento para programas de facturación. Por lo tanto, esta herramienta estará disponible a partir de julio de este año y de manera opcional para todos los negocios.

En enero de 2026, todos los programas que usen las sociedades deberán incluir obligatoriamente Verifactu, usen esta funcionalidad o no.

Por último, en julio de 2026, última fecha de adaptación, todos los software que usan los autónomos también deberán incluir esta herramienta, aunque luego decidan no activarla.

Es fundamental que tanto empresas como autónomos se preparen con antelación para garantizar una transición sin complicaciones y evitar posibles sanciones por incumplimiento.

Diferencias entre un programa Verifactu y uno no Verifactu

Los programas de facturación que incorporan la funcionalidad Verifactu y los que no presentan diferencias importantes en su operativa. La principal distinción está en el envío de registros a la Agencia Tributaria: mientras que los programas Verifactu transmiten las facturas en tiempo real, los no Verifactu mantienen los registros únicamente de forma local.

Otra diferencia relevante es la identificación de las facturas. Los documentos generados bajo Verifactu incluyen un código QR y la frase «Factura verificada por la AEAT», lo que aporta mayor fiabilidad y transparencia. En cambio, los programas sin esta funcionalidad sólo incorporan el código QR sin certificación adicional.

El cumplimiento normativo también varía. Los programas Verifactu garantizan un estándar más alto de seguridad y fiabilidad, lo que podría reducir la probabilidad de inspecciones fiscales, al ofrecer una mayor apertura en la gestión tributaria.

Por otro lado, los programas no Verifactu siguen cumpliendo la normativa vigente, pero sin la supervisión automatizada de la Agencia Tributaria.

Además, la funcionalidad Verifactu facilita la gestión fiscal, ya que el control de los datos se automatiza y la Agencia Tributaria asume la custodia de los registros enviados. En los programas tradicionales, el contribuyente debe conservar las facturas durante al menos cuatro años.