Verifactu y factura electrónica en España: ¿quiénes deben cumplir?

La digitalización de la facturación en España avanza, y Verifactu se posiciona como un sistema fundamental. Pero, ¿quiénes están realmente obligados a cumplir con esta normativa? A medida que se consolidan las iniciativas para modernizar la gestión fiscal, comprender las obligaciones en torno a la factura electrónica y al sistema Verifactu es esencial para cualquier empresa. Este artículo responde a una pregunta clave para el tejido empresarial español: ¿quién debe adoptar Verifactu y la factura electrónica?

Contexto normativo de la factura electrónica y Verifactu en España

Verifactu surge como un sistema complementario diseñado por la Agencia Tributaria para aumentar el control sobre la facturación. Su objetivo es garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inviolabilidad de las facturas, así como evitar el software de doble uso. La normativa concreta sobre Verifactu se encuentra aún en desarrollo, pero ya se han establecido requisitos técnicos y obligaciones para determinados sectores.

Es importante distinguir entre la factura electrónica general —ya común en muchos entornos— y el uso del sistema Verifactu, que implica adaptaciones específicas del software de facturación. Para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, el plazo para adaptar sus sistemas informáticos se amplía hasta el 1 de enero de 2026, mientras que para el resto, el plazo límite es el 1 de julio de 2026.

¿Quiénes están obligados a la factura electrónica en España? (marco general)

El marco general establece que todos los autónomos y empresas que emitan facturas a otras empresas o profesionales deberán hacerlo de forma electrónica. Esta obligación se basa en la mencionada Ley Crea y Crece, que busca reducir la morosidad y mejorar la transparencia comercial. Actualmente, están obligadas:

• Las grandes empresas y aquellas que facturan a la Administración Pública.
• Las empresas con una facturación mayor a 8 millones de euros (ya vigente).
• Las pymes y autónomos, para quienes la obligatoriedad se aplicará de forma progresiva según los plazos establecidos por el Gobierno.

En resumen, todas las relaciones comerciales entre empresas y profesionales se verán progresivamente afectadas por la factura electrónica.

La obligatoriedad específica de Verifactu: ¿a quién afecta directamente?

Verifactu afecta especialmente a aquellos contribuyentes que, por su tipo de actividad, generan facturación directa al consumidor o trabajan en sectores de riesgo fiscal. El Ministerio de Hacienda ha identificado varios perfiles como prioritarios:

• Comercios minoristas.
• Empresas de hostelería.
• Servicios personales (peluquerías, talleres, etc.).
• Autónomos con actividad directa con clientes finales.

Además, Verifactu será obligatorio para todas las empresas y autónomos que utilicen sistemas informáticos de facturación, en cuanto estos deban enviar automáticamente cierta información a Hacienda. A medida que se apruebe el reglamento definitivo, esta obligación se extenderá a un espectro más amplio de contribuyentes.

Criterios clave para determinar la obligatoriedad de Verifactu

Algunos factores clave para saber si tu empresa debe cumplir con Verifactu son:

• Tipo de actividad económica: sectores con riesgo de economía sumergida están más controlados.
• Volumen de facturación: aunque no hay un umbral fijo confirmado, cuanto mayor el volumen, más probable es la obligación.
• Régimen fiscal: los que tributan por módulos pueden estar entre los primeros afectados.
• Tipo de cliente: si se factura principalmente a consumidores finales, hay más probabilidad de estar incluido.

Por ejemplo, una peluquería con software de facturación deberá, probablemente, adaptarse a Verifactu. En cambio, una consultora B2B puede verse afectada más adelante, dependiendo del volumen y del sistema que utilice.

Plazos de implementación y consideraciones importantes para las empresas

Aunque el reglamento definitivo aún no ha sido aprobado, se espera que la obligatoriedad de Verifactu se implante de forma gradual. Las empresas con mayores volúmenes de facturación serán las primeras en adaptarse.

Se recomienda a las empresas:

• Consultar con su asesoría fiscal.
• Evaluar si su actividad encaja en los perfiles de riesgo o en las primeras fases de implantación.
• Comenzar la transición a un sistema compatible lo antes posible.

Si se incumple la normativa puede conllevar sanciones económicas y complicaciones administrativas.

Soluciones para cumplir con Verifactu y la factura electrónica

Adaptarse a Verifactu implica utilizar un sistema de facturación que cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria. Para asegurar el cumplimiento con Verifactu, las empresas necesitan un sistema de facturación verifactu que se ajuste a los requisitos legales.

Un software adecuado debe:

• Generar facturas verificables y seguras.
• Estar preparado para enviar la información a la Agencia Tributaria.
• Estar homologado o preparado para adaptarse a futuras normativas.

A la hora de elegir proveedor, conviene valorar la facilidad de uso, las integraciones con otros sistemas y la escalabilidad.

La factura electrónica y el sistema Verifactu marcan un antes y un después en la digitalización fiscal en España. Aunque no todas las empresas están obligadas aún, muchas deberán adaptarse en los próximos meses o años. Entender si estás obligado depende del tipo de actividad, el régimen fiscal y los clientes a los que facturas. La preparación anticipada es clave para evitar problemas. Asegura el cumplimiento normativo de tu empresa con un sistema de facturación Verifactu adecuado. Visita Holded para conocer las soluciones disponibles. Prepararse desde ahora marcará la diferencia entre una transición fluida o una adaptación apresurada. La digitalización no espera, es momento de actuar.