De obligación regulatoria a ventaja competitiva: cómo afrontar la digitalización de la facturación

La forma de gestionar las facturas está cambiando. Para muchas empresas, la digitalización ya no consiste en una mejora que pueden incorporar cuando tengan tiempo o presupuesto, sino en una transformación que viene acompañada de nuevos requisitos legales.

La factura electrónica B2B obligatoria hará que muchas compañías tengan que revisar los sistemas que utilizan actualmente y la manera en la que intercambian sus documentos. En este escenario, Ediversa puede ser un aliado para aquellas empresas que buscan incorporar la facturación electrónica a sus procesos sin tener que empezar de cero.

Pero hay una cuestión que conviene tener clara desde el principio: cumplir con la normativa y digitalizar de verdad un proceso no son exactamente lo mismo. La diferencia está en cómo se integra la tecnología en el trabajo diario.

La factura electrónica no consiste solo en cambiar el formato

Todavía es habitual asociar una factura electrónica con un PDF enviado por correo electrónico. Sin embargo, ese planteamiento se queda corto. Una factura electrónica estructurada permite que la información pueda ser procesada automáticamente por los sistemas informáticos.

Esto abre la puerta a eliminar algunas de las tareas que se hacen de manera manual cuando una empresa trabaja con documentos que deben descargarse, revisarse y volver a introducirse en diferentes programas.

Pensemos en una factura que genera una empresa desde su ERP. Si después un empleado tiene que descargarla, acceder a otra plataforma, subirla, comprobar que se ha enviado correctamente y volver al ERP para actualizar su estado, se ha digitalizado el documento, pero buena parte del trabajo sigue siendo manual. La verdadera diferencia aparece cuando esos sistemas pueden comunicarse entre ellos.

Una obligación que puede servir para revisar procesos

La entrada en escena de la factura electrónica obligatoria puede ser un buen momento para mirar con algo de perspectiva cómo se está gestionando actualmente la facturación.

Hay empresas que han ido acumulando herramientas a medida que las necesitaban. Un programa para la contabilidad, otro para determinadas facturas, documentos compartidos, correos electrónicos y hojas de cálculo. Cada incorporación puede tener sentido por separado, pero con el tiempo el proceso completo puede acabar siendo bastante más complicado de lo que parece.La adaptación a la factura electrónica obliga, en cierto modo, a ordenar este escenario.

El Real Decreto 238/2026 establece el funcionamiento del sistema español de factura electrónica entre empresarios y profesionales y contempla la utilización de plataformas privadas de intercambio y de una solución pública. También establece requisitos relacionados con la interoperabilidad y con el intercambio de información sobre las facturas.

Para las empresas, esto significa que no será suficiente con buscar cualquier herramienta que permita emitir una factura digital. Habrá que prestar atención a cómo se integra con los sistemas existentes y a cómo se gestionará todo el recorrido del documento.

Menos tareas repetitivas también significa menos errores

Hay trabajos administrativos que no requieren una decisión, sino repetir una serie de pasos. Copiar datos de una factura, comprobar un correo, cambiar el estado de un documento o buscar información en distintos archivos son algunos ejemplos.Cuando esas tareas se hacen pocas veces, no suponen un problema. Cuando forman parte de la rutina diaria de un departamento de administración, el tiempo invertido empieza a ser considerable.

La automatización puede encargarse de una parte de estas tareas. Y tiene otra ventaja que suele pasar más desapercibida: reduce las posibilidades de cometer errores al trasladar información de un sistema a otro. Un importe mal copiado, una fecha equivocada o un dato fiscal introducido de forma incorrecta puede acabar provocando una incidencia que después alguien tendrá que localizar y corregir.

Cuantas menos veces haya que manipular manualmente la información, más sencillo resulta mantener el proceso bajo control.

La integración con el ERP debería estar entre las prioridades

Si una empresa ya utiliza un ERP, este debería ocupar un lugar central al valorar cualquier solución de facturación electrónica. No tendría demasiado sentido incorporar una plataforma que obligue a los trabajadores a cambiar continuamente de un programa a otro para completar operaciones que podrían estar conectadas.

Antes de contratar una solución conviene conocer cómo se realizará la integración. No basta con que el proveedor diga que existe compatibilidad con determinados sistemas. Hay que saber qué datos se pueden intercambiar, qué procesos pueden automatizarse y si será necesario realizar desarrollos específicos. Una solución completa debería facilitar tanto la emisión como la recepción y permitir realizar un seguimiento de cada documento.

Esto adquiere especial importancia cuando el volumen de facturación es elevado. Cuantas más operaciones gestiona una empresa, menos margen hay para depender de comprobaciones manuales.

Tener la información localizada facilita el trabajo

Otro cambio que puede aportar la digitalización tiene que ver con el acceso a la información. Cuando una factura puede encontrarse en un correo electrónico, otra en una carpeta compartida y otra dentro del programa de contabilidad, responder a una pregunta sencilla puede llevar más tiempo del necesario.

¿Se ha enviado esta factura? ¿La ha recibido el cliente? ¿Ha sido aceptada? ¿Sigue pendiente de pago? Son cuestiones habituales en cualquier departamento administrativo.

Contar con información centralizada y con un seguimiento claro de los documentos facilita estas comprobaciones. También ayuda a detectar antes determinadas incidencias y evita depender de la memoria de una persona concreta para saber qué ha ocurrido con una factura.

A medida que aumenta el volumen de trabajo, este tipo de organización deja de ser una cuestión de comodidad y pasa a tener un impacto directo en la productividad.

Digitalizar no significa contratar más tecnología de la necesaria

La digitalización no debería convertirse en una carrera por incorporar herramientas y funciones que después apenas se utilizan. Cada empresa parte de una situación diferente. Una empresa pequeña que emite unas pocas facturas al mes no tiene las mismas necesidades que una organización que trabaja con cientos de clientes y proveedores.

Por eso, antes de elegir una solución resulta útil hacer algunas preguntas sencillas: ¿cuántas facturas se gestionan cada mes?, ¿quién se encarga de ellas?, ¿cuánto tiempo se dedica a tareas manuales?, ¿qué programas intervienen?, ¿cómo se controla actualmente el estado de cada factura?

 Con estas respuestas es más fácil saber qué necesita realmente la empresa. También merece la pena pensar a medio plazo. Una solución que funciona hoy puede quedarse corta si el negocio aumenta su volumen de operaciones, incorpora nuevas líneas de actividad o necesita conectar otros sistemas.