Llega el verano y con él las vacaciones, pero la actividad de la empresa no cesa y muchos trabajadores acaban pagando los platos rotos. En especial, los equipos financieros, que a la vuelta se encuentran con cientos de tickets y recibos, incluso reembolsos, aguardando pacientemente a ser cotejados tras el merecido descanso.

En Pleo somos de los que pensamos que hay que atajar el problema de raíz, ya que organizarse y establecer un plan de acción para afrontar con éxito la vuelta al trabajo, como recomiendan algunos expertos, no es suficiente. ¿Por qué esperar? A menudo vemos como las empresas, incluso los propios equipos financieros, se aferran a procesos anticuados, heredados y poco eficientes o a soluciones tecnológicas ineficientes, solo por no querer romper con lo establecido. Por ejemplo, según nuestros datos, más de un tercio (38%) de las empresas en España reconoce que la sobrecarga de software y el exceso de herramientas digitales suponen un reto considerable a la hora de gestionar los distintos procesos financieros.

Un problema que a la larga lastra la actividad de la empresa y la moral de los equipos. De ahí la importancia de apostar por un modelo de gestión de gastos moderno y automatizado. Porque lo cierto es que, el cambio, aunque costoso al principio, puede ser liberador.

El descenso de actividad propio del verano brinda a las empresas la oportunidad de analizar qué procesos consumen el tiempo del equipo, dónde se rompen las líneas de comunicación y dónde hay un solapamiento de tareas y objetivos. Las auditorías ponen de relieve qué áreas deben integrarse mejor o digitalizarse desde cero, así como las soluciones tecnológicas que la empresa puede permitirse perder, en caso de que haya un solapamiento.

Gracias a las soluciones inteligentes de gestión de gastos, las empresas pueden tener una foto completa del proyecto en cuestión. A diferencia de las hojas de Excel, las soluciones actuales permiten responder a la temida pregunta “qué pasa si…” o “qué opciones tengo” en tiempo real, lo que a su vez permite a los directivos tomar decisiones informadas, basadas en datos, en el momento preciso. En definitiva, un mayor nivel de agilidad que traducido en cifras supone un aumento del 30% en eficiencia, satisfacción del cliente, compromiso de los empleados y rendimiento, según McKinsey & Co.

Además, del evidente ahorro de tiempo y esfuerzo para los equipos financieros que ahora pueden enfocarse en cuestiones más estratégicas como identificar riesgos y oportunidades que de otro modo podrían pasar desapercibidos. Algo especialmente relevante para las pymes, para las que hacer más con menos se ha convertido en su mantra, con una plantilla y un presupuesto limitados.

Pero cuidado, la cantidad de soluciones disponibles en el mercado en ocasiones puede resultar abrumadora. Por eso es importante asegurarse de que se ha elegido correctamente para evitar volver a la casilla de salida al verano siguiente. Revisar periódicamente qué procesos funcionan y cuáles no, además de mantener un diálogo abierto y fluido con los equipos, será fundamental a hora de identificar posibles áreas de mejora.

Solo así es posible atajar el problema. Solo quien siembra, recoge.