Queda muy poco tiempo para la finalización del periodo de adaptación de la reforma laboral y todas las empresas tendrán que adaptarse a la nueva norma. 

El peso de la regulación se centra en los contratos a tiempo parcial y en los fijos discontinuos. Sobre ellos, hay aspectos que es necesario tener en cuenta y que en muchas ocasiones necesitan una explicación más detallada. Propondremos soluciones que faciliten a las compañías esta adaptación.

La reforma laboral: ¿qué significa su irrupción en las empresas? ¿Qué impacto tiene?

Como cualquier cambio de normativa, la nueva ley requiere nuevas formas de hacer las cosas y así asegurarnos como empresa que no entramos en fraude de ley. Como la ley afecta a los contratos, lo primero que debemos hacer es una prospección o auditoría de los mismos, analizando detenidamente aquellos que no son fijos.

Estos contratos se revisan porque es posible que algunos ya no sean válidos (contrato de obra o servicio); las duraciones de temporalidad han sido cambiadas (contrato de alternancia/formación dual con un mínimo de 3 meses y máximo de 24); o incluso se regula la carga de trabajo de una persona con contrato de formación en alternancia (65 por ciento de la jornada en el primer año y 85 por ciento en el segundo).

Si nuestra empresa tiene un gran volumen de trabajadores o un porcentaje muy alto de contratación temporal el impacto será también muy alto. La carga administrativa de revisión de estos contratos es muy elevada y es posible que tengamos que recurrir a un esfuerzo o apoyo adicional en lo que a técnicos de Recursos Humanos se refiere, con riesgo de errores si este proceso no está digitalizado.

¿Y qué tenemos que revisar para no incurrir en fraude de ley?

Si solo fueran los contratos nuevos sería fácil; solo tendríamos que esperar a la siguiente versión de nuestro software de RRHH, que seguramente ya incorpore validaciones para impedir firmar un  contrato que no tenga los límites de duración adecuados. Pero el problema va más allá. Entre otros aspectos que hay que tener muy en cuenta:

• Hay trabajadores que ya han sido contratados y esos tiempos de actividad suman para el cálculo de duración de contratación; por tanto debemos revisar el historial de contratación de los últimos meses para  ver cuánto dura esa actividad y comprobar con los nuevos límites si estamos cerca de un encadenamiento de contrato. 
• Hay “acciones” relacionadas con el inicio de contrato, por ejemplo en formación. El trabajador debe recibir una guía, se le asigna un tutor  (debemos dejar constancia digital de esto) y si este tutor cambia debemos reflejarlo. Además, en este tipo de contrato no puede haber  horas extras o periodos nocturnos.
• Hay un factor que influye en todos los cálculos: interrupción de cómputo de duración del contrato si hay baja IT,  nacimiento, adopción, guarda con fines de adopción, acogimiento, riesgo durante el embarazo, riesgo durante la lactancia o violencia de género.
• Hay implicaciones en la programación semanal y mensual: un contrato de formación en alternancia tiene un límite de carga de trabajo para una persona; esto lleva a revisar la situación en  que su jefe sobrepasa estos límites y no actualiza con el trabajador los saldos de horas, aunque no hemos visto claramente en ley  cómo computar este factor (diario, semanal, mensual o anual).
• También hay “acciones con los fijos discontinuos”.  Respecto a los limites debemos revisar los periodos de inactividad, y debemos desarrollar planes de formación
• Ahora bien, hasta aquí lo relacionado con la auditoría de contratos y con la adaptación a la norma, pero los procedimientos de control para el cumplimiento se deben mantener si queremos ser eficaces, por ejemplo, vigilando los vencimientos de contratos ante posibles encadenamientos, o las acciones de los jefes de departamento en programación de jornadas, ya que desafortunadamente no suelen ser técnicos en ley y pueden incurrir en errores que dejan en riesgo legal a la empresa.

¿Puede ayudarnos la tecnología?

Indudablemente, sí. Todos los análisis, conteos de fechas, intercambio de documentación, avisos de vencimientos y procedimientos de inicio de actividad laboral o de información al trabajador (vacantes de puesto, planes de formación) son la parte fuerte del Software.
Son varios los soportes tecnológicos que vamos a necesitar y que nos pueden ayudar:

1. Una herramienta de análisis de datos. Si disponemos de una en la empresa es el momento de utilizarla para rastrear la base de datos de RRHH y realizar la auditoría de contratos, buscando aquellos que están o van a estar en breve fuera de ley.
    
2. Un programa de automatización de procesos. Nos va a permitir rastrear diariamente la base de datos de  contratos y que avise a jefes de Departamento y a RRHH de  conflictos diarios o futuros, proporcionándoles informes con la relación de trabajadores afectados y el posible conflicto.
    
3. Una aplicación de sustituciones. Con la nueva ley, sustituciones toma una gran importancia y posiblemente esta actividad crezca exponencialmente en nuestras empresas. Encontrar la mejor gestión de sustitución puede tener un impacto importante en la cuenta de resultados. Busquemos una aplicación que proponga sustituciones por rentabilidad, que garantice variabilidad (por ejemplo, sustituyo una baja IT con una persona por la mañana y otra por la tarde), y que me proporcione al momento análisis detallado de  los costes de sustitución. 
    
4. Un sistema automático de información y documentación con el trabajador. Que nos garantice que la información es conocida por empresa y trabajador: formulario de alta del trabajador, formulario de baja del trabajador, vacantes, etc.

¿Y qué ocurre si la ley cambia?

La experiencia nos indica que esto es muy probable y que en el futuro se añadan nuevas reglas o alguno de los factores y límites sean cambiados.
Es importante que en previsión de esta situación tratemos las variables como “variables de programa”, y que los datos como límite de duración de un contrato, inactividad, tiempo desde fin de estudios o porcentaje de  carga de trabajo, entre muchos otros, sean tratados como variables en los informes de análisis de datos, de esta forma estamos trabajando para el futuro.

Podemos obtener una ventaja adicional

La elaboración de un buen  proyecto tecnológico de adaptación a la reforma nos permitirá que los sistemas digitales realicen un trabajo que sería muy laborioso y artesanal si las personas tuvieran que realizarlo de forma manual y que, sin embargo, será  muy fácil para una máquina. Si lo hacemos bien, podremos añadir nuevos conceptos o reglas además de las de reforma laboral, del tipo: exceso en horas extras, plus  pagado incorrectamente o tipo de incidencia incorrecta para el centro de trabajo, entre muchos otros. Podemos y debemos segmentar estas reglas por convenio (la reforma aplica distinción por convenio en algún límite), puesto, e incluso si trabajamos en una empresa global, por país. Y debemos informar de forma digital y automáticamente a los implicados en un conflicto: jefes de departamento, RRHH o, según importancia del conflicto, al director de centro o división.