El trío de la improductividad laboral: llamadas, emails y reuniones

En el trabajo dedicamos la friolera del 65% de nuestro tiempo a emails, llamadas y reuniones, según datos de la consultora McKinsey. Este trío de tareas son tan necesarias como improductivas. ¿Por qué? Principalmente por una falta de organización. Cuando emails, llamadas y reuniones interrumpen nuestra jornada y hacen que perdamos nuestra concentración.

Nos interrumpen 56 veces al día y a cada interrupción dedicamos una media de 3 minutos, lo que hace un total de 2 horas al día. El 80% de estas interrupciones son consideradas triviales.

Emails

Dedicamos cerca de un 30% de nuestra jornada  a gestionar emails, invirtiendo una media de 650 horas al año. Según una prueba realizada por FastCo, es suficiente con consultar el email dos veces al día para estar informados, mantener la cabeza despejada y bajar el nivel de estrés. El 90% de los emails que recibimos o no tienen valor o no son tan urgentes.
 
Es bastante común luchar por no tener emails en la bandeja de entrada sin conseguirlo. La empresa australiana Atlassian asegura que un trabajador recibe de media 304 emails a la semana, consulta su bandeja de entrada 36 veces cada hora e invierte 16 minutos en volver a concentrarse tras mirar su email. Lo que baja nuestra productividad en el trabajo.

Llamadas

Las llamadas hacen perder eficacia y la pérdida de concentración. Según datos de Harris Interactive, 11% de nuestro tiempo en el trabajo lo dedicamos a interrupciones como llamadas. Y es que aquí podemos distinguir entre las que recibimos y las que realizamos. Las que recibimos son más difíciles de controlar pero podemos optar por herramientas como el buzón de voz y el teléfono silenciado. Luego debemos organizar el día dejando un tiempo para realizar todas las llamadas y devolver aquellas registradas en nuestro buzón de voz, así evitaremos interrupciones e ineficacia.

Reuniones

Únicamente el 50% de las reuniones en la empresa son productivas y de estas sólo los primeros 30 minutos, según datos del instituto tecnológico de ITAM. Tenemos de media 62 reuniones al mes de las que solo aprovechamos la mitad del tiempo por lo que 31 horas mensuales son improductivas.

Algunas empresas están buscando herramientas que les ayude a minimizar el tiempo perdido y así ganar en productividad. Adecco defiende que “el problema de la productividad no radica en los distractores a los que está expuesto el trabajador diariamente, sino en las herramientas de productividad que pone la empresa a disposición de sus trabajadores”.

Un CRM contiene toda la información y conversaciones (emails, llamadas o reuniones) con un cliente en una misma ficha compartida por toda la empresa lo que reduce las búsquedas en emails o documentos y disminuye el número de llamadas o reuniones para recabar información. Esta practicidad ha hecho que en España haya crecido el uso de esta herramienta. Un CRM puede ayudar a aumentar la productividad de una empresa hasta en un 50%. Estos softwares de gestión ayudan a organizar el día a día.

“Un CRM soluciona cada una de las tareas de lo que en SumaCRM llamamos el Trío de la Muerte ya que registra toda la información y conversaciones con un cliente ya provengan de llamadas, emails o reuniones. Cualquier persona de la empresa que entre en la ficha de cada cliente podrá tener todo lo que necesita sin necesidad de perder tiempo buscando la información o solicitándola a algún compañero”, asegura Tomás Santoro.

Además, un CRM evita que se trabaje por duplicado, elimina la incertidumbre en los clientes previendo retrasos y lanzando avisos, ayuda a la fidelización de clientes ya que cualquier miembro del equipo puede atenderlos, evita el llamado teléfono roto en la asignación de tareas a los distintos miembros del equipo y promueve el upselling ya que todos los trabajadores tienen toda la información de cada cliente.